Die Vereinsatzung sieht ordentliche Mitglieder und Fördermitglieder vor. Zu den ordentlichen Mitgliedern zählen Institutionen oder Personen, die sich verpflichtet haben, zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Angebotes der historischen Portale und Fachinformationsangebote dauerhaft beizutragen. Voraussetzung zur Aufnahme ist daher grundsätzlich ein für das ordentliche Mitglied zumutbares Maß an Mitarbeit oder Eigenleistung im Sinne des Vereinszweckes.
Fördermitglieder können dagegen alle juristischen und natürliche Personen werden, die die Ziele des Vereins in ideeller Weise und durch Zahlung von Mitgliedsbeiträgen unterstützen. Grundsätzlich muss jedwede Mitgliedschaft gegenüber dem Vorstand schriftlich beantragt werden.
Der Verein hat sich die nachstehende Beitragsordnung gegeben [PDF].
Der Verein verfügt über folgende Organe: Mitgliederversammlung, Hauptausschuss und Vorstand. Zudem hat der Verein auf Veranlassung des Vorstands spezielle Facharbeitsgruppen eingesetzt und einen Wissenschaftlichen Beirat berufen. Vorstand und Hauptausschuss haben sich jeweils eine Geschäftsordnung gegeben.
Der Vereinsvorstand besteht aus folgenden Personen:
Die Geschäftsordnung des Vorstandes finden Sie hier [PDF].
Der Hauptausschuss besteht aus folgenden Personen:
Die Geschäftsordnung des Hauptausschusses finden Sie hier [PDF].
Der Wissenschaftliche Beirat besteht aus folgenden Personen:
Dr. Burkhard Asmuss (DHM Berlin); Prof. Dr. Jörg Baberowski (HU Berlin); Prof. Dr. Peter Funke (Uni Münster); Dr. Margit Ksoll-Marcon (Staatliche Archive Bayerns); Prof. Dr. Eduard Mühle (DHI Warschau); Prof. Dr. Lutz Raphael (Uni Trier); Martin Rethmeier ( Oldenbourg Wissenschaftsverlag); Prof. Dr. Frank Rexroth (Uni Göttingen); Prof. Dr. Wolfgang Schmitz (Universitäts- und Stadtbibliothek Köln); Prof. Dr. Manfred Thaller (Uni Köln)
Weiterhin wurden folgende Facharbeitsgruppen eingesetzt: